IMPORTANCIA DE LA UTILIZACIÓN DE NORMAS GRAMATICALES Y TÉCNICAS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS A UN DESTINO

Primer paso   

En las diferentes dependencias de la entidad, las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el

presente manual.

A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta, con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información.

Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras, ventajas: organización, le da flujo a la información., desventajas ninguna.

Segundo paso

En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado, verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia, verifica dirección del sobre, clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. Ventajas: Legalidad, organización, le da flujo a la información., desventajas ninguna.

Tercer paso

Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada “Consignación envíos con licencia de crédito”, en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia, otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos; en la planilla se registra fecha de envío, destinatario, gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad, desventajas ninguna.

Cuarto paso

En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho, al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas, revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el  manual de correspondencia. De igual manera, tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios, copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias.

Finalmente se formarán carpetas, según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder), se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección, Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un “Índice de Correspondencia interna y externa Despachada”, donde cada índice contenga: destinatario, código y número de radicación, asunto o referencia.

Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo, (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento, ventajas: organización, flujo de la información, desventajas ninguna.


Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con  el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

-          Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de  sobres, formas y horarios de despacho.

-          Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.

-          Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada.  Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las últimas casillas del formato.  Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.